Nachlese zum Workshop "Wir machen das! Wie machen wir das? – Von Motivation bis Selbstorganisation in Ehrenamtsprojekten"

20 Teilnehmer aus den verschiedensten sozialen Projekten sind in der Alten Seilerei in Bamberg zusammengekommen, um sich mit Fragen rund um das Ehrenamt zu beschäftigen, untereinander Erfahrungen auszutauschen und vor allem, um neue Methoden der Organisation und Koordination von Ehrenamtsprojekten kennenzulernen.

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Wenn Du Dir Deine Projektwelt als Zirkus vorstellen würdest, welche Rolle wärst Du?

Gestartet sind wir mit einer etwas anderen Kennenlernrunde. Die Teilnehmenden sollten Antworten auf folgende Fragen finden:

„Wenn Du Dir Deine Projektwelt als Zirkus vorstellen würdest, welche Rolle wärst Du?“, „Denke an Deine Kindheit zurück: welcher Held aus Literatur, Film oder Fernsehen wärst Du und Warum?“ und „Was sollten die anderen unbedingt von Dir wissen, wenn sie gemeinsam mit Dir an einem Projekt arbeiten würden?“

Vom Dompteure, über die Person hinter den Kulissen, der Seiltänzerin bis hin zum Zirkusdirektor, waren alle Rollen vertreten. Ebenso Pipi Langstrumpf, Donald Duck, Biene Maja oder der Drache Fuchur aus der unendlichen Geschichte. Ziel dieser Methode ist es, „das Eis zu brechen“. Vor allem in Gruppen, die sich nicht kennen, hilft dieses Vorgehen, um untereinander einen Bezug herzustellen. Für jede und jeden Einzelnen bringt die Methode den entscheidenden Vorteil etwas Abstand zum eigenen Projekt zu gewinnen und damit die eigene Person im Projekt zu hinterfragen und zu reflektieren - eine Methode, die die Teilnehmenden in der Moderation zukünftiger Teamtreffen anwenden können.

Und welche Rolle spielst Du? - Das Rollenorganigramm

Nicht nur in klassischen Wirtschaftsunternehmen, auch in Vereinen oder Ehrenamtsprojekten sind starre Hierarchien und Funktionsbeschreibungen vorherrschend. Vom ersten und zweiten Vorsitzenden, über den Kassier, den Schriftführer oder den Jugendbeauftragen: Häufig existieren (vermeintlich) klare formelle oder informelle Positionsbeschreibungen. Was jedoch vielfach fehlt, sind die dazugehörigen Funktionsbeschreibungen. Wer übernimmt in seiner Position welche Aufgaben? Wer erfüllt in der Organisation von Projekten welche Aufgaben?

Bleiben diese Fragen unbeantwortet, ist das Chaos praktisch vorprogrammiert. Häufig kommt es durch die unklare Aufgabenverteilung in (Ehrenamts)Projekten dann zur Überforderung Einzelner. Fristen können ggf. nicht eingehalten werden, einzelne Aufgaben werden doppelt, andere hingegen gar nicht erledigt. Im schlimmsten Fall kann das geplante Projekt nicht durchgeführt werden.

Deshalb die Aufgabe an die Teilnehmenden: Erstellen eines Rollenorganigramms, um die Rollen und Funktionen der an einem Projekt beteiligten Personen voneinander zu trennen. Damit wird gewährleistet, dass alle Beteiligten das gleiche Rollenverständnis voneinander haben. Somit kann schlussendlich auch Konflikten im Projektverlauf vorgebeugt werden. Diese Übung hat uns allen gezeigt, dass es manchmal doch sinnvoll ist, auf veraltet geglaubte Werkzeuge, wie ein klassisches Organigramm, zurückzugreifen. Es bietet Übersichtlichkeit, Struktur und eine gewisse Verbindlichkeit aller Projektbeteiligten.

 

 

Ressourcen und Erwartungen als Grundbausteine einer Teamkultur

Im zweiten Themenblock stellten wir uns die Frage, welche Bedeutung eine gemeinsame Erwartungshaltung für eine erfolgreiche Projektplanung und –durchführung hat. Die Antwort war schnell klar: Nur wenn das Projektteam die gleichen Ziele verfolgt und auf dem gleichen Nenner ist, kann langfristig eine erfolgreiche Projektdurchführung gewährleistet werden. Im Projektalltag bleibt jedoch für die Beantwortung dieser grundlegenden Fragen häufig keine Zeit. Gerade dann, wenn Ehrenamtliche, deren Zeit ohnehin knapp bemessen ist, ihren Fokus auf die Umsetzung der geplanten Projekte legen. Dabei ist eine gemeinsame Basis für das gleichberechtigte Arbeiten essenziell. Somit stellten sich die Teilnehmenden in Gruppen Fragen wie „Welche Grundannahmen haben wir in unserem Projekt?“, „Was wollen wir bei der Kommunikation miteinander beachten und welche Bedeutung hat ein gleichberechtigter Umgang für uns?“ und „Was ist uns in der Zusammenarbeit wichtig, wenn wir einmal ein Projekt gemeinsam gestartet haben?“.

Ein Tipp, wie sich eine gemeinsame Erwartungshaltung und damit eine gemeinsame Basis aller Teammitglieder entwickeln kann ist, die Etablierung von Ritualen. Rituale schaffen eine Art Verbindlichkeit. Alle Teammitglieder können sich auf gewisse Standards verlassen. Dies schafft eine Verlässlichkeit innerhalb des Tams, auf die aufgebaut werden kann. Sicherlich ist das einführen und etablieren von Ritualen ein schleichender Prozess, der aus dem Team heraus gestaltet werden sollte. „Von oben“ diktierte Rituale sorgen im schlimmsten Fall nur für Ablehnung bis hin zur Resignation. Dennoch helfen sie bei der Entwicklung eines Wir-Gefühls und sind entscheidend für den Erfolg eines Projektteams.

Unser Resümee des Tages: Mit jedem einzelnen der behandelten Themen lässt sich ein ganzes Workshop-Wochenende füllen. Dennoch haben die Teilnehmenden zahlreiche neue Werkzeuge und Denkanstöße mit nach Hause genommen, mit denen sie in Zukunft an den ganz individuellen Stellschrauben ihrer Projekte drehen können.